Fragen? Fragen.

Es ist Ihr Job, so ziemlich auf jede Frage eine Antwort zu haben. Wenn Sie öfter mal mit Wissenslücken da stehen, drehen Sie den Spieß einfach um: Bringen Sie einfach alles in Erfahrung, was an Ihrem Arbeitsplatz wichtig ist – mit den richtigen Fragetechniken.

 

Wer, wie, was, warum, wieso, weshalb, wer nicht fragt, bleibt dumm“ – das lernen schon die Kleinsten in der Sesamstraße. Eine andere Kommunikationsregel lautet: „Wer fragt, führt!“ Beide Thesen belegen, wie wichtig es ist, auf Informationen nicht einfach nur zu warten, sondern aktiv dafür zu sorgen, dass man stets auf dem Laufenden ist. In Assistenzberufen ist so viel Eigeninitiative besonders wichtig, denn im Sekretariat laufen nun einmal viele Fäden zusammen. Ganz automatisch gehen alle davon aus, dass dort jede nur erdenkliche Information und Antwort zu bekommen ist – die Sekretärin als eine Art Info-Managerin. Auf der einen Seite macht es Spaß, so viel Wissen zu handeln – auf der anderen Seite ist es oft genug eine mühselige Angelegenheit, die Informationen Stück für Stück zusammenzutragen – und das, bitte schön, stets so aktuell wie möglich. Die folgenden Techniken sollen Ihnen dabei helfen, das tägliche Frage-und-Antwort-Spiel zu erleichtern und effizienter zu gestalten.

Erst überlegen, dann fragen

Damit Sie wissen, mit welcher Formulierung Sie Ihrem Gegenüber die gewünschten Informationen gezielt „aus der Nase ziehen“, finden Sie hier einen Überblick über die verschiedenen Frageformen und ihren richtigen Einsatz.

Offene Fragen:
Was, wieso, weshalb, warum etc. – die so genannten W-Fragen werden als „offen“ bezeichnet, weil man sie nicht mit einem schlichten „Ja“ oder „Nein“ beantworten kann. Sie fördern die Kommunikation, fragen Meinungen und Informationen ab. „Wie stellen Sie sich Ihre weitere berufliche Entwicklung vor?“ – Wenn Ihnen in einem Personalentwicklungsgespräch diese Frage gestellt wird, haben Sie alle Antwortmöglichkeiten und können ohne Beeinflussung Ihre Vorstellungen darlegen.
Sie selbst können offene Fragen einsetzen, um Diskussionen anzuregen, zum Beispiel: „Was halten Sie von unserer neuen Aufgabenverteilung in unserem Büro?“ So erfahren Sie die persönliche Meinung anderer, ohne deren Gedanken in eine bestimmte Richtung zu lenken. Wer jedoch fragt: „Meinen Sie nicht, dass die neue Aufgabenverteilung im Büro viel effektiver ist?“, und eine ausführliche Stellungnahme erwartet, muss sich nicht wundern, wenn er auf diese Frage als Antwort ein lapidares „Ja“ oder „Nein“ zu hören bekommt – die Frage war eben nicht offen formuliert.
Wenn Sie allerdings für Ihren Vorgesetzten etwas organisieren sollen -eine Reise beispielsweise – und fragen: „Was soll ich denn vorbereiten?“, dann wäre Ihr Vorgesetzter von dieser Frage wohl wenig begeistert, da sie ihm Denkarbeit abverlangt, die eigentlich zu Ihren Aufgaben gehört. Deshalb ist in solchen Situationen strukturiertes Fragen effektiver: Wohin fährt er oder sie? Für wie lange? Wie will er oder sie reisen? Welche Hotels sollen bevorzugt gebucht werden? etc. ...
W-Fragen stellen Sie am besten nicht direkt hintereinander, sondern warten nach jeder Frage die Antwort ab. Das ermöglicht Ihnen ein Vorgehen, bei dem Sie bestimmen, wann welche Fakten abgefragt werden.

Geschlossene Fragen Bei diesem Typ kann man zwischen verschiedenen Varianten unterscheiden, die sich allesamt dadurch auszeichnen, dass die Art der Antwort durch die Frage bereits vorgegeben ist. Die geläufigsten Formen sind:

• Die geschlossene Frage, die sich nur mit „Ja“ oder „Nein“ beantworten lässt;
• Die Alternativ-Frage, die zwei vorgegebene Antwortmöglichkeiten zulässt: – „Wollen wir heute ins Kino oder ins Theater gehen?“;
• Die quasi-geschlossene Frage, die nur eine Antwortmöglichkeit erlaubt: „Wie spät ist es?“, „Was steht da?“ Das sind zwar W-Fragen, dennoch wird diese Frageform wegen ihrer Eindeutigkeit als quasi-geschlossen bezeichnet.

Die geschlossene und die Alternativ-Frage eignen sich, um schrittweise Zugeständnisse einzuholen und Entscheidungen herbeizuführen. Wenn Sie Ihre Kollegin fragen: „Hast du den Brief an Frau XY schon abgeschickt?“, wird sie mit Ja oder Nein antworten und eventuell noch eine Begründung anhängen. Fragen Sie Ihre Freundin, ob sie heute Abend mit Ihnen lieber ins Kino oder ins Theater gehen möchte, lassen Sie außer Acht, dass es auch noch andere Freizeitgestaltungsmöglichkeiten gibt. Die Alternativ-Frage kann so die Gedanken in eine bestimmte Richtung lenken und dadurch natürlich auch manipulativ eingesetzt werden.

Bestätigungsfragen
Sie gehören ebenfalls zur Kategorie der geschlossenen Frage, weil Sie ein Ja oder ein Nein als Antwort erhalten. Diesmal stellen Sie jedoch eine Formulierung voran, und fragen beispielsweise: „Habe ich Sie richtig verstanden, wenn ...“ oder „Meinen Sie damit, dass ...“ So stellen Sie einerseits sicher, den anderen richtig verstanden zu haben, und motivieren ihn gleichzeitig zum Weitersprechen. Denn durch das Wiederholen des Gesagten bekommt der Gesprächspartner das Gefühl, ernst genommen zu werden und interessant zu sein – das motiviert.

Rhetorische Fragen
Sie werden nicht gestellt, um eine direkte Antwort zu erhalten, sondern dienen der inhaltlichen Betonung oder Gliederung eines Gesprächs bzw. einer Rede. Zum Beispiel so:

„Wie wird nun das Projekt in den einzelnen Punkten realisiert?
   1. Werden wir ...
   2. Haben wir ...“

Diese Fragetechnik liefert Orientierung im Redebeitrag und unterstützt die Aufmerksamkeit der Zuhörer.

Gegenfragen
Nicht alle Fragen müssen auch tatsächlich beantwortet werden. Manchmal wird Ihnen eine unfaire Frage gestellt, um Sie aus der Reserve zu locken oder ein Zugeständnis zu ertricksen. Lassen Sie solche Fragen am besten unbeantwortet, reagieren Sie besser mit einer Gegenfrage. „Wissen Sie eigentlich, was Ihr „Nein“ für mich bedeutet?!“ „Wissen Sie, was ich noch alles vorher zu erledigen habe?“ So wehren Sie persönliche Angriffe elegant ab.

Die Suggestivfrage
Sie gehört ebenfalls zu den unfairen Methoden der Fragetechniken, weil sie manipulieren will. „Sie sind doch sicher auch der Meinung, dass die neue Kollegin nicht in unser Team passt?“ Wird Ihnen eine solche Frage gestellt, ist es wichtig, so einen Manipulationsversuch mit einem klaren „Nein“ zu beenden. Sie selbst sollten solche Fragen vermeiden, weil sie beim Gesprächspartner ein unangenehmes Gefühl wecken und ihn auf jeden Fall in die Enge treiben.

Fragen Sie häufiger als bisher

Haben Sie als Kind auch ständig gehört „Frag nicht so viel“? Werfen Sie diesen „Glaubenssatz“ über Bord. Denn durch Fragen erfahren Sie mehr und führen konstruktivere Gespräche. Frei nach dem Motto: Wer nicht fragt, der nicht gewinnt!

Birgit Preuß-Scheuerle
Working@Office 6/00